ناقش مجلس قسم بحوث العمليات و دعم اتخاذ القرار بجلسته المنعقدة بتاريخ 10/1/2017 الخطاب الوارد من الإدارة العامة للعلاقات الثقافية بشان الموافاة بأنه عند اعتزام الجامعة بتنظيم اي مؤتمر دولي فان الأمر يتطلب موافاة وزارة التعليم العالي بمذكرة معلومات موضحا بها ( تاريخ الانعقاد- الأسباب- الأهداف والمحاور ) مرفقا بها قائمه بأسماء المشاركين وجنسياتهم- مشروع الميزانية التقديرية موضحا بها بند الإيرادات وبند المصروفات ومصدر التمويل قبل موعد الانعقاد بشهرين علي الأقل حتي يتسني اتخاذ اللازم.