الوحدة الحسابية

•  يتم سداد الاشتراكات الشهرية لجميع السادة العاملين بالإدارة العامة للجامعة وتسجيل الأقساط الخاصة بالسجلات الخاصة بها شهريا خلال العام كما يتم استرداد المبالغ التي تم صرفها بدون وجه حق من حساب الهيئة القومية للتأمين الاجتماعي بموجب استمارة 8 تأمين ومعاشات مع ضبط دفتر المعاشات الخاص بسداد الاشتراكات مع دفاتر الحسابات شهريا وكل ثلاثة شهور.
•  يتم سداد الاشتراكات الشهرية بجميع المبالغ التي تصرف من الصناديق الخاصة وسداد كل صندوق على حده شهريا وتكون كالاتي:-
• يتم استلام نماذج (2) تأمين ومعاشات من الحسابات العامة والخاصة
• يتم تسجيل الاستمارات في السجل المعد لذلك
• يتم عمل استمارة 3 تأمين ومعاشات في نهاية الشهر  من واقع الدفتر
• يتم عمل استمارة 50 ع.ح بإجمالي المبلغ المحصل لحساب الهيئة القومي
• يتم تسجيل جميع الاقساط الخاصة بالسجلات الخاصة بها شهريا
• يتم استخراج اذن الدفع لحساب الهيئة القومية للتأمين الاجتماعي في نهاية الشهر

سلف بنك ناصر بضمان المعاش

• يتم عمل تسوية للسادة الراغبين في الحصول على سلف من بنك ناصر بضمان المعاش بموجب استمارة بنك ناصر المعدة لذلك

ضم المدد

•  يتم ضم مدة خدمة سابقة بالتأمينات الاجتماعية والحكومة للسادة الذين لهم مدد خدمة قبل تعيينهم وتكون كالأتي:-
• يتم تقديم طلب باسم مدير عام شئون العاملين بالجامعة
• يتم ارسال نموذج 2 ضم المؤمن عليه لاستيفاءه بمعرفته  واعتمادة من جهه عمله سواء من ادارة الجامعة او كلياتها وارساله الينا مرة اخري
• يتم ارسال النماذج الي مكتب التأمينات المختص لموافاتنا بملف الخدمة
• يتم عمل صحيفة بيانات اساسية وبيانات تاريخية للذين يطلبون ضم مدة خدمتهم من الجامعة الي جهات اخري .

شراء مدد سابقة

•  يتم شراء مدد سابقة لجميع السادة الذين يتقدمون بطلبات شراء سواء من إدارة الجامعة أو من وحدات الجامعة المختلفة لكي يحصلوا على معاش كامل حيث أن مدة خدمتهم لا تمكنهم من الحصول على معاش كامل عند بلوغهم سن الإحالة للمعاش وتكون كالآتي :-
• يتم استيفاء طلب الشراء من مستندات خاصة بالشراء .
• يتم بحث الملف بإدارة وثائق الخدمة بالإدارة العامة لشئون العاملين.
• يتم عمل مسودة شراء ويتم مراجعتها من قبل المراجع الخاص بالإدارة.
• يتم استيفاء وعمل عدد 3 نماذج شراء مدة وإرسالها إلى الجهة الخاصة بالموظف الراغب بالشراء.
• يتم استقبال نماذج 44 شراء مدة بعد اعتمادها وختمها.
• يتم مراجعتها وختمها من قبل مفتش الهيئة القومية للتأمين الاجتماعي.
• يتم إرسال النماذج ومستندات الشراء إلي مكتب الهيئة القومية للتأمين الاجتماعي والكائن بإدارة الجامعة ( مكتب النهايات الطرفية).
• يتم مراجعتها من مكتب النهايات الطرفية وإرسال عدد 2 نموذج شراء مدة + نموذج إخطار مراجعة.
• يتم عمل إخطار خصم شراء مدة سابقة للسادة الراغبين بالتقسيط أما السادة اللذين يرغبون بالشراء دفعة واحدة فيتم مخاطبتهم ومتابعتهم للسداد دفعه واحدة.
• يتم تسجيل بيانات الشراء بالسجل الخاص المعد لذلك طرفنا.
• يتم حفظ نماذج الشراء + إخطار الخصم أو إيصال السداد دفعة واحدة بملف السيد المذكور بإدارة وثائق الخدمة بالإدارة العامة لشون العاملين.

سداد الإجازات الخاصة

• يتم سداد عن مدد الأجازات الخاصة سواء بالداخل أو بالخارج بموجب الاستمارات المعدة لذلك وتوريده لحساب الهيئة القومية للتأمين الاجتماعي سواء بالعمل الأجنبية أو بالعملة المصرية.

استحداث البيانات

• يتم استحداث بيانات الأجر الأساسي والأجر المتغير لجميع السادة العاملين بإدارة الجامعة خلال العام .

الاستبدال

• يتم عمل سلف استبدال معاش للسادة الراغبين في عمل سلفه استبدال جزء من المعاش.

التقاعد

• الخطوات المتبعة في حالات التقاعد:
• حصر جميع حالات بلوغ سن الإحالة للمعاش قبل تاريخ الإحالة بعام وإعداد بيان بكل حالة على حده موضح به جميع البيانات الخاصة بالمؤمن عليه من واقع ملف الخدمة.
• استيفاء أي مستند غير كامل أو غير موجود بالملف والخاص بالمعاشات على سبيل المثال لا الحصر (بطاقات إجمالي الأجور المتغيرة – أصول إيصالات السداد - ملف تأمين اجتماعي – استمارة 97 مالية ..... الخ).
• ثم تقوم إدارة التأمين والمعاشات بإرسال ملف الخدمة بعد ذلك إلى إدارة وثائق الخدمة لاستخراج قرار إنهاء الخدمة وطبقا لتعليمات الهيئة القومية للتأمين الاجتماعي يجب إحضار ملف نهاية الخدمة إلى إدارة التأمين والمعاش قبل بلوغ سن المعاش بثلاثة أشهر على الأقل ثم تقوم الإدارة بفصل ملف المعاش من ملف الخدمة ثم إرسال خطاب إلى جهة العمل لطلب ولاستيفاء مستندات التقاعد:-
• طلب صرف مستحقات ( نموذج 109 ) .
• استيفاء نماذج التأمين الصحي وفي حالة الرغبة في الاشتراك نوافي بعدد (2) صورة شخصية.
• موافقة البنك علي تحويل المعاش وذلك في حالة الرغبة في تحويل المعاش علي البنك.
• بطاقة الأجور المتغيرة .
• صورة بطاقة الرقم القومي .
• طبعة بالرقم التأميني من مكتب التأمينات الاجتماعية .
• شهادة ميلاد كمبيوتر.
• إقرار شخصي في حالة حصول المؤمن عليه أي معاش عسكري أو أي أجازات خاصة.
• تقوم إدارة التأمين والمعاشات بإعداد مذكرة المعاش الأساسي وإرفاقها بملف المعاش وإرساله إلى مكتب النهاية الطرفية بعد مراجعة تفتيش الهيئة وتصويره والاحتفاظ بالصور كملف فرعي.
• تسجيل جميع البيانات الخاصة بالمؤمن عليه بسجل خاص بالتقاعد.

الوفاة

• الخطوات المتبعة في حالات الوفاة:-
• وصول الملف من قبل إدارة وثائق الخدمة بعد صدور قرار نهاية الخدمة للوفاة
• استيفاء مستندات خاصة بالورثة وهي كالآتي:-
• استيفاء نموذج 119+ شهادة إدارية حصر ورثة
• طبعة رقم تامينى لجميع الورثة والمرحوم المذكور.
• موافقة البنك على التحويل في حالة الرغبة في تحويل المعاش على البنك.
• بيان بربط المعاش في حالة حصول احد المستحقين على معاش.
• صور من تحقيق الشخصية لجميع الورثة.
• صور من شهادات ميلاد الأبناء – خطابات من المدارس أو الكليات المودع بها شهادات الميلاد.
• بطاقة الأجر المتغير من تاريخ الاشتراك  حتى تاريخ إنهاء الخدمة معتمدة ومختومة ومن مفتش المعاشات المختص.
• مفردات مرتب شهر قبل الوفاة وجزء من شهر الوفاة  معتمد ومختوم
• صورة  من قسيمه الزواج المرحوم / المرحومة  صورة طبق الأصل
• شهادات ميلاد كمبيوتر للمتوفي
• في حاله عدم إرسال الجهة للمستندات المطلوبة ترسل علي عنوان الورثة لاستيفائها
• يتم إعداد مذكرة المعاش الأساسي من أصل + عدد2 صورة
• يتم مراجعة ملف الوفاة +مستندات الورثة من مفتش الهيئة القومية للتأمين الاجتماعي
• تصوير ملف الوفاة والاحتفاظ بالصور كملف فرعي
• يتم إرسال الملف إلي مكتب الهيئة القومية للتأمين الاجتماعي(النهايات الطرفية)
• يتم تسجيل البيانات الخاصة بالوفاة بالسجل المعد لذلك.

التفتيش علي أعمال التأمين الاجتماعي

• يتم الرد علي مناقضات التفتيش التي وردت من الهيئة القومية للتأمين الاجتماعي سواء ما يخص الإدارة أو ما يخص الاستحقاقات أو الحسابات أو وثائق الخدمة طبقا للردود التي وصلت من هذه الإدارات.

العمالة المؤقتة

• يتم تسجيل عدد الأيام الفعلية باستمارات (97) مالية لجميع الموسميين الموجودين بالإدارة شهريا

ملفات النقل

• يتم بحث واستيفاء جميع ملفات النقل التي وردت للجامعة سواء للإدارة أو كلياتها خلال العام .

إصابات العمل

• يبدأ عمل إدارة التأمين والمعاشات عند وصول مذكرة الشئون القانونية باحتساب الحالة إصابة عمل وتقوم الإدارة بطلب المستندات الآتية:
• شهادة ميلاد كمبيوتر.
• صورة بطاقة الرقم القومي.
• طبعة بالرقم التأميني.
• أصل محضر الشرطة أو صورة طبق الأصل منه.
• إخطار عن وقوع إصابة عمل نموذج رقم 61.
• تقرير طبي بدخول المستشفى.
• تقرير اداري من شئون العاملين موضح به ظروف وملابسات الحادث.
• اقرار بالطريق المعتاد من محل الإقامة وتحديده إلى مقر العمل وتحديده ومكان الإصابة.
• صورة من قرار التكليف.
• طلب صرف مستحقات.
• صورة شخصية.
• اخطار بدرجة العجز ت.ص 117.
• شهادة تأمين عجز ت.ص 927.
• إخطار انتهاء علاج.
• بطاقة أجور متغيرة.
• مفردات مرتب .
• بيان بتدرج الأجر من تاريخ التعيين حتى ثبوت الإصابة.
• إعداد مذكرة صرف معاش أو تعويض حسب نسبة الإصابة ويرسل الملف إلى مكتب النهاية الطرفية بعد المراجعة من تفتيش الهيئة.
• تسجيل البيات بالسجل الخاص بالإصابة.