إدارة وثائق الخدمة

استخراج شهادات الخبرة

•  تقديم طلب باسم المدير العام التابع له الموظف لتوجيهه لإدارة وثائق الخدمة بالجامعة.
•  بحث الملف أولا لتحديد تاريخ التعيين وسنوات الخبرة والتدرج الوظيفى والعلاوات التشجيعية والدورات التدريبية والجزاءات والأجازات الخاصة .
• عمل الإيصالات  لتقدير سنوات الخبرة ودفع الرسوم بالخزينة .
• تحرير الشهادة بعد استيفاء الرسوم سواء عن سنوات الخبرة أو الطوابع المقررة عليها .
• ثم استخراج شهادة الخبرة .

استخراج بيانات الحالة :-

• تقديم طلب باسم الأمين العام أو مدير عام شئون العاملين مستوفيا طابع جامعة فئة عشرة جنيهات ويكون محدد الجهة الذي سيقدم إليها .
• بحث ملف الخدمة وتسجيل كل البيانات والعلاوات و الجزاءات والأجازات والتقارير السنوية ومراجعته بكل دقة .
• أما بالنسبة لبيانات الحالة لقسم الانتدابات أو النقل فيكون عن طريق مدير الإدارة .
• اما بالنسبة لبيانات الحالة للتقدم للإعلانات الداخلية او الخارجية فانه يتم مراجعة الملف كاملا حتى يتم استيفاء كل البيانات سواء البيانات الوظيفية او العلاوات  التشجيعية والعلمية او التقارير او الدورات التدريبية او خطابات الشكر أو الجزاءات .

مراجعة واعتماد بطاقات الرقم القومي

• يتقدم الطالب بالاستمارة ويتم مراجعتها عن طريق ملف الخدمة واعتمادها وختمها بخاتم شعار الجمهورية 0

مراجعة جوازات السفر

• يتم مراجعة استمارة جواز السفر وجميع البيانات المدونة بها وتحديد الموقف التجنيدى بمعرفة إدارة وثائق الخدمة ومنحة صورة طبق الأصل من الموقف التجنيدى بنسف تاريخ اليوم .

استخراج بيانات حالة للأجازات بالإدارة

• تسجيل قرارات الأجازات  على برنامج شئون العاملين ومراجعة باقي المستندات سواء عقد العمل أو المرافقة او تقرير طبي معد بمعرفة الإدارة العامة للشئون الطبية وسداد مستحقات الجامعة سواء معاشات ( وصندوق رعاية صحية أو معاشات .

- استلام الملفات الفرعية للسادة المنتدبين من خارج الجامعة

• استلام الملف ومتابعة وروده من الجهة السابقة قبل النقل للجامعة سواء مسوغات التعيين أو قرارات العلاوات الدورية أو الاستمارة 134 ع0ح أو التقارير السنوية وملف الذمة المالية وبطاقة الأجور المتغيرة واجمالى الأجور المتغيرة وكذلك رصيد الأجازات او سداد الأجازات الخاصة بدون مرتب .

استلام ملفات المعينين الجدد وأوائل الخريجين والمعاقين

• استلام الملف وتجزئته إلى أربعة أجزاء ( أدارى / معاش / تصوير / ذمة مالية ) .
• تسجيل جميع البيانات على قاعدة الحاسب الالى .
• إنشاء ملف خاص بالأجازات ومتابعة الكارته الخاصة بالأرصدة السابقة كل عام على حده .
• يتم تجنيب ملف الذمة المالية بمكان منفصل حتى يتم استيفائه فى حينه الدوري – مطالبة السادة الممنوحين أجازات خاصة على عناوينهم بالداخل والخارج فى حينه الدوري.
• يتم مطالبة الكليات والوحدات كل على حده ببيان بأسماء السادة المطالبين كل على حده فى  حينه لاستيفاء إقرار الذمة المالية .
•  بعد مراجعة الإقرارات وإعداد الكشوف وختمها يتم مراجعتها بمعرفة موظف من إدارة وثائق الخدمة  وذلك للذهاب لإدارة الكسب غير المشروع بالقاهرة لمراجعتها  وحفظ جدول المراجعة على أصل الملف .

- أعمال التجنيد ومتابعة الموقف التجنيدى

• يتم تسجيل كل بيانات الموظف على قاعدة الحاسب الالى .
• يتم تسجيل كل موظف على حده سواء بسجل المواليد .
• ثم يسجل بالاحتياط .
• ثم  سجل الاستبقاء .
• متابعة المواقف المعاف مؤقت وتطبيق قانون 127 لسنه 80 .
• تسجيل مدد الاستدعاء كل على حده حسب المدة .

قرارات إنهاء الخدمة وتسوية الملف وتسليمه لإدارة المعاشات

• يتم استيفاء الملف من حيث ( شهادة ميلاد كمبيوتر – طابعة تأمينية حديثة ذمة مالية زوال صفة
• استصدار قرار بإنهاء الخدمة سواء بلوغ السن أو للوفاة أو الاستقالة أو الانقطاع 0
• استيفاء الملف من حيث استيفاء الاستمارة 134 مدرج بها المرتب حسب قرارات العلاوات الدورية
• تقسيم الملف ( معاشات – أدارى )

نقل الملفات خارج الجامعة

• تجزئة الملف إلى ستة أجزاء ( أدارى – معاش – تصوير – ذمة مالية – أجازات – فرعى للحفظ  بصور المستندات  ( مسوغات التعيين وقرارات الندب والنقل ) .
• تحرير الاستمارة 134 مدرج بها المرتب ومعتمدة ومختومة .
• استيفاء إقرارات الذمة المالية .
• متابعة ورود الملف لجهة عملة الجديدة

أعمال لجنه التظلمات من التقارير السنوية

• يتم استخراج بيان حالة للمتظلم من واقع ملف خدمته واستخراج تقارير كفاية الأداء والأجازات والجزاءات ومراجعته واعتماده  مدون به تقارير 5 سنوات .
• استخراج تقرير العام الحالي للمتظلم منه من واقع ملف خدمته وذلك لعرضه على لجنه التظلمات  .
• تعديل التقرير بعد عرضة على لجنه التظلمات وإخطار جهات عمل كل متظلم على حده بجهته وحفظة بملف الخدمة0

استخراج الأعداد الإحصائية لجميع الجهات

• استخراج جميع البيانات الإحصائية سواء ( الإدارة العامة لمركز المعلومات – إدارة الإحصاء المركزية – الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة – نقابة الأطباء البشريين – نقابة الأطباء البيطريين – نقابة المحامين – نقابة الصيادلة – نقابة التمريض – نقابة التجاريين – نقابة الزراعيين – نقابة التطبيقين – نقابة المهندسين – نقابة المهن الأخرى )

العلاوات الدورية والترقية والتشجيعية والتقارير السنوية

• استلام العلاوات من قسم التسويات .
• فرز وتجنيب كل مجموعة من المجموعات الوظيفية على حده .
• ترقيم كل علاوة على حده وتسجيلها بالاستمارة 134 ع.ح.
• منح قسم التسويات آخر بيان من الممنوحين العلاوة التشجيعية حتى يتم المنح الجديد وكذلك تسجيل محو الجزاءات وإخطارهم بالتقارير المعدلة بمعرفة لجنة التظلمات .

توثيق

• شهادات الخبره وبيانات الحالة والتقارير الطبية الصادرة من المستشفيات الجامعية أو معهد الكبد  أو الإدارة الطبية أو جامعة مدينة السادات .

حفظ

• جميع المستندات المالية والإدارية المتعلقة بالموظف

غرفة الأضابير

• اعداد كشوف ببيان الملفات المنتهية خدمتهم وكذلك ملفات الذمة الحالية خاصتهم