إنشاء الملفات النوعية اللازمة لحفظ صور الموضوعات بالملفات الخاصة بها، سواء ملفات الكليات أو المعاهد أو الوحدات المختلفة، وكذلك الجهات الخارجية، بعد فهرستها وتبويبها حسب الجهات الصادرة لها.

القيام بأعمال الفرز والتصنيف والتسجيل للموضوعات الصادرة عن مكتب رئيس الجامعة.

اتخاذ إجراءات توزيع المكاتبات الصادرة من مكتب رئيس الجامعة إلى الجهات المعنية، مع إخطار إدارة المتابعة.

تجميع وتسجيل الموضوعات التي ترد إلى مكتب رئيس الجامعة من داخل وخارج الجامعة، تمهيدًا لعرضها على سيادته.

تسجيل وحفظ أصول قرارات رئيس الجامعة والقرارات الواردة من المجلس الأعلى للجامعات ومحاضر مجالس الكليات والأقسام والوحدات المختلفة، وموافاة مركز المعلومات بصور منها لتوثيقها على الميكروفيلم.

تصنيف الموضوعات التي تُوجَّه إلى المكتب الفني لإبداء الرأي فيها قبل عرضها على رئيس الجامعة.

تنظيم المواعيد والمقابلات والاجتماعات الخاصة برئيس الجامعة، سواء داخل الجامعة أو خارجها.

القيام بأعمال النسخ والتصوير للمكاتبات الخاصة بمكتب رئيس الجامعة.

استقبال وإرسال المكالمات الهاتفية الخاصة بمكتب رئيس الجامعة، وإرسال واستقبال الفاكسات الواردة والصادرة من المكتب.

إعداد سجل للمكالمات الواردة ذات الأهمية.